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La gestión documental engloba todos los procesos y acciones que una empresa utiliza para gestionar sus documentos de forma eficiente y segura.
En contraste, los sistemas automatizados de gestión y Command de documentos optimizan el manejo de la información empresarial mediante herramientas digitales avanzadas.
Explora los fundamentos de la captura de documentos y descubre cómo digitalizar tus procesos de manera eficaz. Te damos nuestros consejos para un uso óptimo en la empresa.
Seguridad: Los servicios en la nube proporcionan tranquilidad, al permitir el cumplimiento de las normas y ofrecer respaldos fiables, así como actualizaciones y parches automatizados.
Garantizar que el private pueda encontrar inmediatamente los documentos que necesita en tiempo serious.
Pérdida de documentos: La falta de un sistema centralizado puede llevar a la pérdida o extravío de documentos importantes.
Cambio cultural: Es elementary contar con el compromiso y la participación de todos los empleados en el proceso de gestión documental.
Responsabilidad de Mantenimiento: La organización es responsable del mantenimiento del sistema, las actualizaciones de software, las copias de seguridad y la seguridad del servidor, lo que puede requerir un equipo de TI dedicado.
Una vez seleccionado el DMS adecuado, es important planificar cuidadosamente su implementación y establecer un presupuesto realista:
Además, una buena gestión documental no solo optimiza los procesos internos, sino que también garantiza el cumplimiento de normativas legales y la seguridad de los datos sensibles de la empresa y sus clientes.
Investigación de Proveedores: Investigar los diferentes proveedores de DMS disponibles en el mercado y las características que ofrecen.
La capacitación de Sistema de Gestión Documental los usuarios es un componente crítico para asegurar una adopción exitosa del DMS:
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